Od dnia 25 maja 2018 obowiązywać będzie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE.L.2016.119.1), zwane RODO, które wymaga od Uniwersytetu Jagiellońskiego wprowadzenia zmian dotyczących przetwarzania danych osobowych. Spowoduje to konieczność wprowadzenia bardziej rygorystycznych procedur związanych z nadawaniem upoważnień do przetwarzania danych, rejestracji osób przetwarzających dane, kontroli zakresu uprawnień oraz raportowania tych działań i prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w UJ.

Zmiany zgłaszania formularzy

Każde nadanie uprawnienia do przetwarzania danych w Portalu UJ będzie rejestrowane i będzie posiadać wskazane ograniczenie czasowe.Zmianie ulegną zasady tworzenia formularzy. W celu uruchomienia i utrzymania formularzy w Portalu UJ wymagane będzie podanie:

1. Danych osoby odpowiedzialnej za formularz i przetwarzanie (tylko pracownik UJ - adres @uj.edu.pl);
2. Czas uruchomienia i czas wygaszenia formularza (max. 2 lata);
3. Dokładny opis pól i walidacji;
4. Sposób przetwarzania - jeśli wysyłka danych z formularza będzie odbywała się na adres e-mail wówczas konieczne jest podanie adresu e-mail adresata w domenie @uj.edu.pl;
5. Uzgodnienie zakresu przetwarzanych danych osobowych z Inspektorem Ochrony Danych (IOD);
6. Jeżeli w formularzu przetwarzane będą dane osobowe, ustalenie z IOD ew. dodatkowych procedur związanych z zebraniem zgód i wypełnieniem obowiązku informacyjnego.

W związku z powyższym zablokowane zostaną wszystkie formularze, które obecnie są zaimplementowane w systemie portalowym.

Od chwili obecnej, aby wygenerować w Portalu UJ formularz zbierający dane osobowe należy w pierwszej kolejności zgłosić to do Inspektora Ochrony Danych ( IOD ) w celu ustalenia treści zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób, których dane będą przetwarzane w formularzu. W przypadku konieczności zapisu danych z formularza do bazy każdorazowo wymagany będzie kontakt z Sekcją Portalu UJ celem doprecyzowania możliwości i zakresu usługi, czasu przetwarzania (kiedy usunąć dane z bazy).

Więcej danych dotyczących RODO i jego wdrożenia w UJ znajdziecie Państwo pod adresem: www.iod.uj.edu.pl.

Zasady publikowania formularzy na stronach

1. Publikacja formularzy następuje tylko po akceptacji Inspektora Ochrony Danych (p. Monika Tokarczyk iod@uj.edu.pl) oraz zgłoszeniu przez formularz na niniejszej stronie
2. Można umieścić tylko jeden portlet webform na danej podstronie
3. Dla wszystkich webformów dostępnych niezalogowanym wymagane będzie użycie mechanizmu captcha
4. Nazwy (ale nie wartości) pól nie moga przekroczyć 60 znaków
5. Wykluczamy automatyczne potwierdzanie na adresy z pól formularza
6. Sumaryczna maksymalna wielkość danych z formularza wynosi 10MB (tyle zostanie przesłane mailem)
7. Przy stosowaniu w formularzach przekierowania (po udanym wysłaniu danych) czas dostarczenia danych na maila może się wydłużyć (przetwarzanie).

Poniższy formularz rejestracyjny wymaga zalogowania.